会社で切手や収入印紙をまとめて購入し、必要な都度使用していき、未使用分は在庫として保管することは一般的です。
この未使用分を、管理していなければ。私的流用されることがありますので、注意することが必要です。
ある会社では、実際不正使用されたケースがありました。
不正に持ち出しチケットショップで換金されていたのです。
なぜ、このようなことを防げなかったかですが、切手や収入印紙等の在庫状況や使途を管理するための受払簿をつけておらず、月末等に残数をチェックしていなかったことが原因です。
購入時に費用処理するため、現金同等物として管理すべきという意識が乏しかったことによるものです。
このようなことを防ぐにはどうしたらいいかですが、
①一度に多額に購入するのではなく、1か月で使用する量を上限にする、又は1回の購入限度額を設定する等、購入限度額を定める必要があるでしょう。
②受払簿を作成し、残数管理や使途を明確にし、決算期末には棚卸をすることが必要です。
③切手等の現物保管者と受払簿作成者を分けることが望まれますが、困難であるなら、管理者が定期的に受払簿をチェックするとともに、抜き打ちで受払簿と現物数を照合チェックする必要があるでしょう。
④郵便切手使用せず、料金後納制度を利用する方法もあります。
切手、収入印紙以外に、タクシーチケット、商品券やビール券等の換金性あるものについても留意する必要があります。
