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架空従業員を用いて、資金横領不正、どう防ぐか

2019年4月11日

ある会社で、退職した従業員の届出処理をせず、退職した者の給与を支払い続けていました。
退職した社員と経理。総務担当社員は共謀して、不正に受け取った給与を山分けしていたという不正がありました。

防げなかったのは、退職時の処理を経理・総務担当者に任せっきており、上席者等だれもチェックをおこなっていなかったことが一番大きなことです。
社員の勤務状態の把握の赴くことや、社会保険関係の帳票を確認することで、容易に発見できるようなものです。

このような不正を防止するには、退職時の手続きを担当者に任せっきりすることなく、責任者のチェックをおこなうことが必要であります。
責任者は、従業員が減ったにも関わらず、人件費が減っていないことにも注意しておく必要があります。
本社総務部等の独立した部署から定期的な勤務実態と組織図、給与台帳のチェックを行うことが必要です。
不正が行われる場合、出勤簿等の内部帳票が表面上整備されていることが多いことから、改ざんが困難な外部証憑(住民税の決定通知等)と照合して確認することも有効であります。
支店や、海外拠点がある場合、アルバイトやパートが多い会社の場合、不正が発見しづらくなりますので、注意が必要です。

皆様いかがでしょうか。疑問点、具体的にどのようになるか等の御質問については、お気軽に当事務所までお問い合わせください。